Politique de Confidentialité

Cette Politique de Confidentialité t’explique quelles données personnelles nous collectons quand tu réserves une toge chez nous ou que tu utilises notre site, pourquoi nous les collectons, avec qui nous les partageons et quels droits tu as dessus. Nous avons fait court et simple — si quelque chose n’est pas clair, écris-nous et nous t’expliquerons.

Cette politique s’applique à A&F Graduation Gowns en tant que responsable du traitement des données personnelles décrites ci-dessous. En faisant une réservation chez nous ou en utilisant notre site, tu confirmes que tu as lu cette politique.

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps en temps. La dernière version est toujours sur cette page, et la date en haut t’indique quand elle a été révisée pour la dernière fois.

1.1 Qui nous sommes.

Nous sommes A&F Graduation Gowns, un petit service géré par des étudiants qui loue des tenues académiques aux diplômés universitaires. Nous sommes le responsable du traitement des données personnelles décrites dans cette politique.

2.1 Ce que tu nous donnes quand tu réserves.

Quand tu fais une réservation, nous collectons ton nom, ton adresse email, l’identifiant WeChat ou WhatsApp que tu souhaites que nous utilisions, ton numéro de téléphone, la date de la cérémonie, le type et la taille de toge, ainsi que toutes les notes que tu ajoutes à ta réservation. Si tu réserves pour quelqu’un d’autre, nous collectons à la fois tes coordonnées et celles du diplômé concerné.

2.2 Ce que tu nous donnes quand tu nous écris.

Quand tu nous envoies un message sur WeChat ou WhatsApp, la conversation elle-même — tes messages, les photos que tu envoies, ton nom de compte sur la plateforme — reste avec nous et avec la plateforme. Nous l’utilisons pour coordonner ton retrait, ton retour et tout suivi.

2.3 Informations de paiement.

Les paiements sont gérés par notre prestataire de paiement. Nous ne voyons ni ne stockons les détails complets de ta carte — nous voyons seulement la référence de la commande, le montant et la confirmation que le paiement est passé.

2.4 Informations que notre site collecte automatiquement.

Notre site utilise des cookies et des outils similaires pour faire fonctionner le site et comprendre comment il est utilisé. Cela inclut des informations techniques de base comme ton adresse IP, ton type de navigateur, les pages que tu as visitées, et comment tu es arrivé jusqu’à nous. Consulte notre Politique de Cookies pour plus de détails.

2.5 Avis et photos que tu choisis de partager.

Si tu nous envoies un avis, une photo de remise de diplôme, ou que tu nous identifies sur les réseaux sociaux, nous en aurons une copie. Nous ne l’utilisons que comme indiqué dans nos Conditions Générales.

Ci-dessous, nous t’expliquons ce que nous faisons avec tes données, pourquoi nous le faisons, et la base légale sur laquelle nous nous appuyons.

Selon la législation britannique sur la protection des données, nous avons besoin d’une base légale pour utiliser tes données personnelles. Nous nous appuyons sur les bases suivantes :

4.1 Contrat.

Pour traiter ta réservation, encaisser le paiement, coordonner le retrait et le retour, et gérer tout ce qui est nécessaire pour t’offrir notre service.

4.2 Obligation légale.

Pour conserver les enregistrements de transactions à des fins fiscales et comptables, et pour respecter toute autre obligation légale qui s’applique à nous.

4.3 Intérêts légitimes.

Pour prévenir la fraude ou les abus, sécuriser notre site web, comprendre comment notre service est utilisé et l’améliorer. Nous mettons toujours en balance nos intérêts et tes droits, et nous ne nous appuyons sur cette base que lorsque l’impact sur toi est limité.

4.4 Consentement.

Pour tout ce qui nécessite ton autorisation spécifique — par exemple, utiliser une photo ou un avis que tu nous as envoyé dans notre marketing. Tu peux retirer ton consentement à tout moment et cela n’affectera rien de ce que nous avons fait avant ton retrait.

Nous ne vendons pas tes données personnelles. Nous partageons des données personnelles avec des tiers de confiance afin de pouvoir faire fonctionner notre service, t’envoyer des communications marketing si tu y as consenti, et améliorer ce que nous faisons.

Processeur de paiement. Pour encaisser ton paiement en toute sécurité. Nous ne voyons ni ne stockons nous-mêmes les détails complets de ta carte.

WeChat (Tencent) et WhatsApp (Meta). Comme tous nos contacts clients au quotidien passent par ces plateformes, les conversations et tous les détails que tu nous envoies transitent par Tencent (WeChat) et Meta (WhatsApp). Leur utilisation de tes données est régie par leurs propres politiques de confidentialité.

Hébergeur du site web. Notre site web et nos données de réservation sont stockés sur les serveurs d’un hébergeur tiers sous notre contrôle.

Fournisseurs d’e-mail et de messagerie. Pour envoyer des e-mails marketing et des messages diffusés sur WeChat ou WhatsApp, lorsque tu y as consenti.

Fournisseurs d’analyse. Pour nous aider à comprendre comment les visiteurs utilisent notre site web.

Partenaires publicitaires. Pour t’afficher des publicités A&F sur d’autres sites web et plateformes de réseaux sociaux. Certains de nos partenaires publicitaires agissent en tant que responsables conjoints du traitement et gèrent tes données selon leurs propres politiques de confidentialité. Nos partenaires peuvent inclure :

Meta (Facebook/Instagram) : facebook.com/privacy/policy
Google : policies.google.com/privacy
TikTok : tiktok.com/legal/privacy-policy
WeChat (Tencent) : wechat.com/en/privacy_policy
WhatsApp (Meta) : whatsapp.com/legal/privacy-policy

Fournisseurs d’enquêtes et d’avis. Pour recueillir tes retours et tes avis.

Fournisseurs de programme de parrainage. Si nous mettons en place un programme de parrainage, le fournisseur derrière celui-ci.

Conseillers professionnels. Tels que comptables, avocats et assureurs, lorsque cela est nécessaire.

Forces de l’ordre et autorités de régulation. Lorsque nous sommes tenus de partager des données par la loi ou pour protéger nos droits, nos biens ou notre sécurité.

Opérations sur l’entreprise. Si nous vendons, fusionnons ou cédons un jour notre activité à une autre organisation, tes données pourront être transférées dans ce cadre — et nous t’en informerons à l’avance.

Avec ton consentement. Nous pouvons partager tes données avec des tiers lorsque tu nous le demandes ou nous y autorises.

Données agrégées. Nous pouvons partager des données agrégées, anonymisées ou dépersonnalisées qui ne peuvent raisonnablement pas être utilisées pour t’identifier.

6.1 WeChat (Tencent).

WeChat est opéré par Tencent, une société basée en Chine. Si tu nous écris sur WeChat, tes messages et tous les détails que tu partages transitent par les serveurs de Tencent, qui sont situés en dehors du Royaume-Uni et en dehors de l’Espace économique européen. Les pratiques de confidentialité de Tencent, y compris tout accès gouvernemental aux données, sont régies par le droit chinois et par les politiques propres à Tencent — et non par la législation britannique sur la protection des données.

6.2 WhatsApp (Meta).

WhatsApp est opéré par Meta, une société dont le siège se trouve aux États-Unis avec des activités dans le monde entier. Meta traite les données WhatsApp dans plusieurs pays, dont les États-Unis. Meta utilise des Clauses Contractuelles Types et d’autres garanties pour protéger les transferts internationaux depuis le Royaume-Uni.

6.3 Ce que cela signifie pour toi.

Tu ne devrais nous contacter via WeChat ou WhatsApp que si tu es à l’aise avec la façon dont ces plateformes gèrent tes données.

6.4 Autres transferts.

En dehors de WeChat et WhatsApp, nous ne transférons pas intentionnellement tes données en dehors du Royaume-Uni. Si notre hébergeur de site web ou notre processeur de paiement stocke des données en dehors du Royaume-Uni, ils mettent en place leurs propres garanties — y compris des Clauses Contractuelles Types approuvées par le gouvernement britannique.

Nous ne conservons tes données que le temps où nous en avons réellement besoin. En gros :

7.1 Pourquoi six ans pour les réservations.

Six ans est la durée standard de conservation des documents financiers en vertu du droit fiscal britannique. Au-delà, nous supprimons ou anonymisons les enregistrements de réservation.

7.2 Si tu nous demandes de supprimer plus tôt.

Tu peux nous demander de supprimer tes données plus tôt (voir § 10). Nous le ferons sauf si nous sommes légalement tenus de les conserver — par exemple, les enregistrements de transactions à des fins fiscales.

8.1 Ce que nous utilisons.

Notre site web utilise un petit nombre de cookies — pour des choses comme faire fonctionner le site, mémoriser ta réservation au fur et à mesure que tu la remplis, et comprendre comment le site est utilisé afin que nous puissions l’améliorer.

8.2 Où trouver les détails.

Notre Politique en matière de Cookies explique exactement quels cookies nous utilisons, ce que chacun fait, combien de temps il dure et comment les désactiver. Tu peux aussi gérer les cookies via les paramètres de ton navigateur.

9.1 Comment se désabonner.

Tu peux te désabonner du marketing à tout moment en cliquant sur le lien de désabonnement dans n’importe quel e-mail marketing, ou en répondant STOP à un message marketing sur WeChat ou WhatsApp.

9.2 Cela peut prendre quelques jours.

Nos systèmes peuvent mettre quelques jours à se mettre à jour, donc tu pourrais recevoir encore un message ou deux pendant que nous traitons le changement.

9.3 Tu recevras toujours les messages de service.

Même si tu te désabonnes du marketing, tu continueras à recevoir des messages de service concernant tes réservations actives — confirmation, détails du retrait, rappels du jour de la cérémonie, instructions de retour, mises à jour de remboursement. Cela fait partie de la prestation du service, ce n’est pas du marketing.

En vertu de la législation britannique sur la protection des données, tu disposes de plusieurs droits sur tes données personnelles. En clair :

10.1 Droit à l’information.

Savoir quelles données nous détenons sur toi et ce que nous en faisons. Cette politique de confidentialité est notre principal moyen de te le dire.

10.2 Droit d’accès.

Obtenir une copie des données personnelles que nous détenons sur toi.

10.3 Droit de rectification.

Faire corriger des données inexactes ou incomplètes.

10.4 Droit à l’effacement.

Faire supprimer tes données lorsqu’il n’y a aucune bonne raison pour nous de les conserver. Nous pouvons avoir besoin d’en garder certaines — comme les enregistrements de transactions — pour respecter nos obligations légales.

10.5 Droit à la limitation du traitement.

Nous demander de limiter l’utilisation de tes données dans certaines situations.

10.6 Droit à la portabilité des données.

Obtenir une copie de tes données dans un format structuré et lisible par machine, que tu peux transférer vers un autre service.

10.7 Droit d’opposition.

T’opposer à ce que nous traitions tes données sur la base d’intérêts légitimes.

10.8 Droit de retirer le consentement.

Lorsque nous nous appuyons sur ton consentement, tu peux le retirer à tout moment. Cela n’affectera pas ce que nous avons fait avant que tu ne le retires.

10.9 Droit d’introduire une réclamation.

Si tu n’es pas satisfait de la manière dont nous avons traité tes données, tu peux déposer une réclamation auprès de l’autorité britannique de protection des données (voir § 16).

11.1 Contacte-nous.

Pas de formulaire spécial — une phrase claire suffit.

11.2 Nous répondrons dans un délai d’un mois.

Nous te répondrons généralement plus vite, mais le délai légal est d’un mois calendaire. Si ta demande est particulièrement complexe, nous pouvons prolonger ce délai jusqu’à deux mois supplémentaires — et nous te le ferons savoir au cours du premier mois si nécessaire.

11.3 Nous pourrions devoir vérifier ton identité.

Avant d’envoyer ou de supprimer des données personnelles, nous pourrions te poser une ou deux questions pour confirmer que nous parlons à la bonne personne. C’est une mesure de sécurité, pas une façon de retarder les choses.

11.4 Pas de frais, dans la plupart des cas.

L’exercice de tes droits est gratuit. Nous ne pouvons facturer des frais raisonnables que si une demande est manifestement infondée ou excessive — et nous t’expliquerons pourquoi le cas échéant.

12.1 Notre service s’adresse aux adultes.

Notre service est destiné aux diplômés universitaires, qui ont généralement 18 ans ou plus. Nous ne ciblons pas les enfants.

12.2 Moins de 18 ans.

Si tu as moins de 18 ans et que tu souhaites effectuer une réservation, fais participer un parent ou un tuteur — consulte nos Conditions générales.

12.3 Si nous collectons par erreur des données d’un enfant.

Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles auprès d’enfants de moins de 13 ans.

13.1 Ce que nous faisons.

Nous utilisons des connexions chiffrées (HTTPS) sur notre site web, nous limitons l’accès aux dossiers de réservation à la petite équipe qui en a besoin, et nous révisons notre dispositif au fur et à mesure de notre croissance. Notre prestataire de paiement et notre hébergeur web utilisent tous deux des mesures de sécurité conformes aux normes du secteur.

13.2 Ce que nous ne pouvons pas promettre.

Aucun système sur Internet n’est totalement sûr. Bien que nous fassions tout ce qui est raisonnable pour protéger tes données, nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue — et tu partages tes données avec nous à tes propres risques.

13.3 Messages WeChat et WhatsApp.

Les messages WhatsApp sont chiffrés de bout en bout entre toi et nous. Les messages WeChat ne sont pas chiffrés de bout en bout par défaut et Tencent a accès au contenu des messages. Garde cela à l’esprit lorsque tu décides de ce que tu veux envoyer.

13.4 Si quelque chose tourne mal.

Si nous découvrons une violation de données personnelles susceptible d’affecter tes droits, nous en informerons l’Information Commissioner’s Office (ICO), l’autorité britannique de protection des données, dans un délai de 72 heures et te préviendrons directement lorsque la loi l’exige.

Notre site web peut renvoyer vers d’autres sites — par exemple, ton université, notre prestataire de paiement, ou les réseaux sociaux. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité de ces sites. Lis leurs propres politiques de confidentialité avant de partager tes données avec eux.

15.1 Nous pouvons la mettre à jour.

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre — par exemple, lorsque nous changeons quelque chose à notre service, ou lorsque la loi évolue. La version actuelle se trouve toujours sur cette page.

15.2 Comment nous t’informerons.

La date de « dernière mise à jour » en haut de cette page t’indique quand nous avons modifié quelque chose pour la dernière fois. Pour les changements qui affectent réellement tes droits ou les données que nous collectons, nous te préviendrons directement — par e-mail, ou par message sur WeChat ou WhatsApp.

16.1 Parle-nous d’abord.

Nous préférons largement avoir de tes nouvelles plutôt que de te voir partir mécontent.

16.2 Ensuite, l’ICO.

Si nous ne pouvons pas régler le problème ensemble, tu as le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité britannique de protection des données, l’Information Commissioner’s Office (ICO). L’ICO est également basé ici, dans le Nord-Ouest :

Pour toute question liée à la confidentialité — questions sur cette politique, demandes d’accès ou de suppression de tes données, ou préoccupations sur la façon dont nous les avons traitées — contacte-nous :

17.1 WeChat ou WhatsApp.

Si tu es déjà client, écris-nous sur l’identifiant que nous t’avons communiqué lors de ta réservation.